Κάθε φορά που ρυθμίζετε ένα νέο λογαριασμό email σε ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας, το πρόγραμμα σας ζητά να επιλέξετε ανάμεσα σε POP και IMAP. Εάν επιθυμείτε να κατεβάζετε τα emails σας στον υπολογιστή σας και στη συνέχεια να τα διαγράφετε από το server, θα πρέπει να επιλέξετε να ρυθμίσετε το λογαριασμό σας σαν POP λογαριασμό. Προεπιλεγμένα, το πρωτόκολλο αλληλογραφίας POP3 κάνει με απλά λόγια ακριβώς αυτό – κατεβάζει τα emails σας τοπικά στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας και στη συνέχεια τα διαγράφει από το server, ώστε να μην γεμίζει το email σας.
Σε περίπτωση που τον ίδιο λογαριασμό τον έχετε ρυθμίσει σε περισσότερα από ένα προγράμματα αλληλογραφίας, για να μπορείτε να κατεβάσετε τα emails σας σε όλες τις συσκευές σας προτού διαγραφούν από το server, τα προγράμματα αλληλογραφίας σας παρέχουν τη δυνατότητα να αφήνετε ένα αντίγραφο των μηνυμάτων στο server, για το χρονικό διάστημα που θα επιλέξετε εσείς.
Για παράδειγμα, στο Microsoft Outlook 2010, για να ενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, από τα Account Settings θα πάτε στα Advanced. Σε αυτή την καρτέλα, στην ενότητα Delivery, θα τσεκάρετε το κουτάκι δίπλα στην επιλογή Leave a copy of messages on the server. Στη συνέχεια τσεκάρετε το κουτάκι δίπλα από την επιλογή Remove from server after και επιλέγετε μετά από πόσο χρονικό διάστημα θα καταργηθούν τα μηνύματα από το server. Αφού κάνετε τις αλλαγές σας, πατήστε ΟΚ για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.
Εάν δεν βλέπετε αυτή την επιλογή, είναι πιθανόν να έχετε ρυθμίσει ήδη το λογαριασμό σας σαν IMAP. Σε αυτή την περίπτωση, και εφόσον επιθυμείτε να αλλάξετε το λογαριασμό σας σε POP, θα χρειαστεί να ρυθμίσετε το λογαριασμό σας από την αρχή.
