Διαχείριση λογαριασμών email – cPanel

Αυτό είναι ένα σύνολο λειτουργιών που σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε λογαριασμούς email για το domain σας. Τις λειτουργίες αυτές μπορείτε να τις βρείτε ομαδοποιημένες στην ενότητα Mail του cPanel σας.

Δημιουργία λογαριασμού email
Αλλαγή password
Αλλαγή quota
Διαγραφή email
Πρόσβαση στο webmail
Forwarders
Auto-responders

1. Δημιουργία λογαριασμού email

Για να προσθέσετε ένα νέο λογαριασμό email, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση που θέλετε να δημιουργήσετε στο πλαίσιο Email. Εάν για παράδειγμα το domain σας είναι το example.com, το πλαίσιο μετά το παπάκι (@) είναι ήδη συμπληρωμένο με example.com. Εάν θέλετε να φτιάξετε μια διεύθυνση email όπως το info@example.com, θα συμπληρώσετε απλά στο πλαίσιο Email “info”.

* Σε περίπτωση που έχετε προσθέσει περισσότερα από ένα domains, στο πλαίσιο μετά το @ εμφανίζεται προεπιλεγμένα το κύριο domain. Επομένως, εάν θέλετε να δημιουργήσετε διεύθυνση email για κάποιο από τα υπόλοιπα domain σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει πρώτα το σωστό domain!
Πληκτρολογήστε στο πλαίσιο Password τον κωδικό που θέλετε να χρησιμοποιείτε για αυτό το email. Τον ίδιο κωδικό θα τον πληκτρολογήσετε και στο πλαίσιο Confirm, για να κάνετε επιβεβαίωση.

* το cPanel αξιολογεί το password σας με 0 έως 100. Το 0 δείχνει ένα πολύ αδύναμο password, ενώ το 100 ένα πολύ ισχυρό. Αν το μέτρο (Strength meter) γίνει πράσινο, σημαίνει ότι το password που χρησιμοποιήσατε είναι αρκετά ισχυρό. Συνιστούμε τα password σας να περιέχουν τουλάχιστον 6-8 ψηφία.

* σε περίπτωση που δε θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάποιο δικό σας password, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Password Generator, το οποίο δημιουργεί ένα password αυτόματα. Θυμηθείτε να σημειώσετε κάπου το password αυτό για μελλοντική χρήση!
Συμπληρώστε το χώρο σε Megabytes που θέλετε να δώσετε στο email σας στο πλαίσιο Mailbox Quota.

* Τα mailboxes λειτουργούν χωρίς προβλήματα όταν δεν ξεπερνούν τα 500 ΜΒ. Για να αποφύγετε τυχόν δυσλειτουργίες, ορίστε κατά προτίμηση ένα όριο μικρότερο των 500 MB.
Πατήστε το κουμπί Create Account και το email σας είναι έτοιμο!

Κάτω από το πλαίσιο για τη δημιουργία νέου λογαριασμού email, θα βρείτε τη λίστα με όλους τους λογαριασμούς email που έχετε φτιάξει. Μπορείτε να δείτε τη χωρητικότητά τους, να τους επεξεργαστείτε ή ακόμη και να τους διαγράψετε αν δεν θέλετε να τους χρησιμοποιείτε πλέον.

2. Αλλαγή password

* Είναι σημαντικό το password που επιλέγετε κάθε φορά να είναι ασφαλές. Καλό θα ήταν να αποφεύγετε λέξεις που χρησιμοποιούνται στην καθομιλουμένη και να χρησιμοποιείτε για τα password σας κεφαλαία και μικρά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα.

Για να αλλάξετε το password του email σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Δίπλα στο email που σας ενδιαφέρει, πατήστε Change Password.

Στο παράθυρο που θα ανοίξει κάτω από το email σας, συμπληρώστε το νέο password. Μπορείτε και εδώ να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Password Generator για να δημιουργήσετε ένα password αυτόματα.

* το cPanel αξιολογεί το password σας με 0 έως 100. Το 0 δείχνει ένα πολύ αδύναμο password, ενώ το 100 ένα πολύ ισχυρό. Αν το μέτρο (Strength meter) γίνει πράσινο, σημαίνει ότι το password που χρησιμοποιήσατε είναι αρκετά ισχυρό. Συνιστούμε τα password σας να περιέχουν τουλάχιστον 6-8 ψηφία.
Πατήστε το κουμπί Change Password, για να ολοκληρώσετε την αλλαγή.

3. Αλλαγή quota

Το “quota” είναι ο χώρος στο δίσκο που μπορούν να καταλαμβάνουν συνολικά τα email σας σε αυτό το λογαριασμό email, σε MB. Όταν αυτό το mailbox ξεπεράσει το όριο που του έχετε δώσει, δεν μπορεί να δεχτεί άλλα email, το σύστημα τα επιστρέφει στον αποστολέα μαζί με ένα μήνυμα το οποίο αναφέρει ότι το email του παραλήπτη -δηλαδή το δικό σας- έχει γεμίσει.

* Είναι σημαντικό να ελέγχετε περιοδικά το χώρο που καταλαμβάνει το email σας στο δίσκο, γιατί σε περίπτωση που γεμίσει δεν θα μπορείτε να λάβετε νέα emails.

Για να αλλάξετε το quota για ένα λογαριασμό email, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Δίπλα από το λογαριασμό email που σας ενδιαφέρει, πατήστε Change Quota.
Βάλτε το νέο quota (σε Megabytes) στο πλαίσιο Mailbox Quota.
Πατήστε Change Quota για να αποθηκεύσετε τη νέα τιμή.

4. Διαγραφή λογαριασμού email

Για να διαγράψετε μια διεύθυνση email που δε χρειάζεστε πλέον, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

Δίπλα από το λογαριασμό email που σας ενδιαφέρει, πατήστε Delete.
Πατήστε Delete για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε τη διαγραφή του email αυτού.
Σε αντίθετη περίπτωση, πατήστε Cancel για να ακυρώσετε την ενέργεια.

5. Πρόσβαση στο WebMail (Horde, roundcube, Squirrel Mail)

Το Webmail σας δίνει τη δυνατότητα να έχετε πρόσβαση σε ένα λογαριασμό email μέσα από το browser σας. Για να μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Δίπλα από το λογαριασμό email που σας ενδιαφέρει, πατήστε το κουμπί More.
Επιλέξτε Access Webmail.
Θα πρέπει τώρα να βλέπετε ένα παράθυρο σε αυτή τη μορφή:
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όποια από τις τρεις εφαρμογές Webmail επιθυμείτε.
Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία εισόδου σας:

Σαν Όνομα Χρήστη θα χρησιμοποιήσετε το email σας (για παράδειγμα info@example.com), ενώ ο Κωδικός Πρόσβασης δεν είναι άλλος από αυτόν που επιλέξατε, όταν φτιάξατε αυτό το λογαριασμό email.
Πατήστε Είσοδος για να μπείτε στην εφαρμογή και να διαχειριστείτε τα email σας.
Default email account: Αυτός ο λογαριασμός email δημιουργείται μαζί με το πακέτο hosting σας και θα τον βρείτε στη λίστα μαζί με τους υπόλοιπους λογαριασμούς email που θα δημιουργήσετε εσείς. Το username και το password για το λογαριασμό αυτό είναι τα ίδια με τα στοιχεία εισόδου για το cPanel σας. Εάν επιθυμείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το λογαριασμό κανονικά όπως και τις υπόλοιπες διευθύνσεις email σας. Δεν μπορείτε ωστόσο να τον διαγράψετε, τροποποιήσετε ή αλλάξετε το μέγεθός του (quota).

6. Forwarders

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το χαρακτηριστικό για να προωθείτε αντίγραφα των εισερχόμενων emails σε ένα λογαριασμό email σε άλλες διευθύνσεις. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό email για να ελέγχετε τα μηνύματά σας από πολλαπλές διευθύνσεις email. Μέσα από την επιλογή Forwarders που θα βρείτε στην ενότητα Mail του cPanel σας μπορείτε να δημιουργήσετε νέα forwarders, να δείτε τα forwarders που έχετε δημιουργήσει και να τα επεξεργαστείτε. Έχετε τη δυνατότητα να δημιουργείτε forwarders είτε για κάποιο μεμονωμένο λογαριασμό email (email account forwarders), είτε για όλους τους λογαριασμούς email που χρησιμοποιείτε για το domain σας (domain forwarders).

Email Account Forwarders

Ο πίνακας Email Account Forwarders περιέχει όλες τις διευθύνσεις email, τις οποίες έχετε ρυθμίσει να προωθούνται σε άλλες διευθύνσεις. Για να εντοπίσετε γρήγορα μία από αυτές, πληκτρολογήστε μια λέξη αναζήτησης στο πλαίσιο Search και πατήστε Go.

Για παράδειγμα, έχουμε δημιουργήσει ένα forwarder για το λογαριασμό email test@example.com. Για κάθε μήνυμα που στέλνεται σε αυτή τη διεύθυνση, προωθείται ένα αντίγραφο αυτού του μηνύματος στη διεύθυνση info@example.com.

Για να δείτε τη διαδρομή που ακολουθεί ένα προωθημένο email, επιλέξτε Trace από τη στήλη Functions για αυτό το λογαριασμό email.

Προσθήκη Forwarder

Για να δημιουργήσετε ένα νέο email forwarder, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Πατήστε Add Forwarder.

Θα πρέπει τώρα να βλέπετε ένα παράθυρο όπως αυτό:
Στο πλαίσιο Address to Forward, γράψτε τη διεύθυνση για την οποία θέλετε να προωθείτε τα email. Έχετε δύο επιλογές:
- Μπορείτε να προωθείτε τα μηνύματά σας σε κάποια άλλη διεύθυνση email. Σε αυτή την περίπτωση, θα συμπληρώσετε στο πλαίσιο Forward to email address τη διεύθυνση στην οποία θα προωθούνται τα emails σας.
- Μπορείτε να διαγράφετε τα μηνύματα που λαμβάνετε και να ενημερώνετε σχετικά τον αποστολέα. Στο πλαίσιο Failure Message μπορείτε να πληκτρολογήσετε το κείμενο που θα λαμβάνει ο αποστολέας ώστε να τον ενημερώνετε ότι το email του δεν έχει παραληφθεί.
Πατήστε Add Forwarder για να δημιουργήσετε το forwarder σας.

* εάν δεν διαγράψετε τον αρχικό λογαριασμό για τον οποίο κάνατε το forwarder, για το παράδειγμά μας το λογαριασμό test@example.com, και οι δυο λογαριασμοί, δηλαδή και ο test@example.com και ο info@example.com θα λαμβάνουν το ίδιο email.

* εάν θέλετε να προωθείτε email σε κάποια διεύθυνση αλλά να μην τα λαμβάνετε και σε κάποιο από τους λογαριασμούς email που έχετε δημιουργήσει, μπορείτε να φτιάξετε ένα forwarder για μια μη υπαρκτή διεύθυνση. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλουμε κάθε φορά που κάποιος στέλνει ένα email στη διεύθυνση test1@example.com, η οποία δεν είναι πραγματική διεύθυνση, να προωθείται το μήνυμα αυτό στη διεύθυνση test@example.com. Σε αυτή την περίπτωση, θα φτιάξουμε ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα ένα forwarder από το test1@example.com στο test@example.com, χωρίς να χρειαστεί να δημιουργήσουμε και το email test1@example.com.

Διαγραφή Forwarder

Για να διαγράψετε ένα forwarder, πατήστε Delete στη στήλη Functions.

Εάν πατήσετε Delete για το forwarder που δημιουργήσαμε στο παράδειγμα, θα δείτε ένα παράθυρο όπως αυτό:
Εάν θέλετε όντως να διαγράψετε το forwarder σας πατήστε Delete Forwarder, διαφορετικά πατήστε Cancel.

Domain forwarders

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα για να προωθήσετε όλα τα εισερχόμενα emails σε όλες τις διευθύνσεις που έχετε δημιουργήσει για αυτό το domain σε κάποιο άλλο domain. Τα domain forwarders προωθούν τα emails μόνο στην περίπτωση που η αποστολή τους δεν είναι επιτυχής. Για παράδειγμα, εάν κάποιος στείλει email στη διεύθυνση test1@example.com, υπάρχουν τα ακόλουθα ενδεχόμενα:

Αν το email test1@example.com είναι πραγματική διεύθυνση, τότε το email δεν θα προωθηθεί.
Αν το email test1@example.com δεν υπάρχει, το cPanel θα προωθήσει το email στο domain που έχετε καθορίσει.

Προσθήκη Domain Forwarder

Για να δημιουργήσετε νέο forwarder, πατήστε το κουμπί Add Domain Forwarder.
Στο νέο παράθυρο επιλέξτε το domain για το οποίο θέλετε να προωθείτε τα emails και συμπληρώστε το πλαίσιο to με το domain στο οποίο θέλετε να προωθούνται τα emails σας και πατήστε το κουμπί Add Domain Forwarder.

Στο παραπάνω παράδειγμα, έχουμε δημιουργήσει ένα domain forwarder για το domain example.com προς το domain example1.com. Εάν σταλεί ένα email στη διεύθυνση xyz@example.com η οποία δεν είναι υπαρκτή, αυτό θα προωθηθεί στο domain example1.com.

Διαγραφή Domain Forwarder

Για να διαγράψετε ένα domain forwarder, πατήστε το κουμπί με το κόκκινο Χ στη στήλη Delete, το οποίο αντιστοιχεί στο forwarder που θέλετε να διαγράψετε.

7. Autοresponders

Τα autoresponders σας δίνουν τη δυνατότητα να ρυθμίζετε αυτόματες απαντήσεις για τα email σας, ένα χαρακτηριστικό που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περίπτωση που ο παραλήπτης του email δεν είναι διαθέσιμος.

* Σημείωση: όταν υπάρχει κάποιο ενεργό autoresponder για μία διεύθυνση email, το email αυτό συνεχίζει να λαμβάνει κανονικά τα μηνύματα στο inbox του.

Για να δείτε όλα τα autoresponders που έχετε δημιουργήσει για ένα domain, επιλέξετε το από τη λίστα Managing στο πάνω δεξιό τμήμα του παραθύρου. Η λίστα με όλα τα autoresponders θα εμφανιστεί στον πίνακα Current Autoresponders. Για να κάνετε γρήγορη αναζήτηση για κάποιο από αυτά, πληκτρολογήστε μια λέξη κλειδί για την αναζήτηση στο πλαίσιο Search και πατήστε Go.

Προσθήκη Autoresponder

Για να δημιουργήσετε ένα νέο Auto responder ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επιλέξτε το domain για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τo auto responder από το μενού Managing.
Πατήστε το κουμπί Add Auto Responder.
Επιλέξτε ένα σύνολο χαρακτήρων από το μενού Character Set.

* Το UTF-8 είναι το πιο συνηθισμένο σύνολο χαρακτήρων και αυτό που συναντούν πιο συχνά οι περισσότεροι χρήστες. Είναι η προεπιλεγμένη τιμή για το cPanel.
Εισάγετε το χρονικό διάστημα (interval) σε ώρες, για το οποίο το autoresponder σας θα πρέπει να περιμένει προτού ξαναστείλει το αυτοματοποιημένο μήνυμα στην ίδια διεύθυνση. Για παράδειγμα, έστω ότι λαμβάνετε ένα email από την διεύθυνση test@example.com στις 8 το πρωί της Δευτέρας. Το autoresponder σας θα απαντήσει σε αυτό το μήνυμα αμέσως. Εάν έχετε ορίσει το interval σε 24 ώρες και λάβετε ένα μήνυμα από την ίδια διεύθυνση το απόγευμα της ίδιας ημέρας, το autoresponder δεν θα απαντήσει. Εάν μετά το πέρας των 24 ωρών ο ίδιος αποστολέας ξαναστείλει email, θα λάβει και πάλι την αυτοματοποιημένη απάντηση από το autoresponder σας.

* εάν ορίσετε το interval σε 0, το autoresponder θα απαντά σε όλα τα emails που λαμβάνετε.
Στο πλαίσιο Email πληκτρολογήστε τη διεύθυνση για την οποία θέλετε να απαντά ο server.
Στο πλαίσιο From γράψτε το όνομα που θα εμφανίζεται στην απάντηση.
Στο πλαίσιο Subject, γράψτε το θέμα της απάντησής σας.
Εάν το μήνυμά σας περιέχει HTML tags, τσεκάρετε το κουτάκι HTML.
Επιλέξετε χρόνο έναρξης. Μπορείτε να επιλέξετε να ξεκινήσει άμεσα (Immediately) ή να ορίσετε εσείς το χρόνο έναρξης (Custom). Εάν επιλέξετε Custom, θα εμφανιστεί ένα μικρό ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε τα βελάκια για να πλοηγηθείτε και να επιλέξετε την ημερομηνία που προτιμάτε.

Αφού επιλέξετε ημερομηνία, ορίστε και την ώρα, ακριβώς κάτω από το ημερολόγιο. Κάντε κλικ οπουδήποτε έξω από ημερολόγιο για να αποθηκεύσετε τις επιλογές σας και να κλείσετε το ημερολόγιο.
Επιλέξτε χρόνο τερματισμού. Μπορείτε να επιλέξετε Never ή Custom. Εάν επιλέξετε Custom, θα εμφανιστεί ένα μικρό ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε τα βελάκια για να πλοηγηθείτε και να επιλέξετε την ημερομηνία που προτιμάτε. Αφού επιλέξετε ημερομηνία, ορίστε και την ώρα, ακριβώς κάτω από το ημερολόγιο. Κάντε κλικ οπουδήποτε έξω από ημερολόγιο για να αποθηκεύσετε τις επιλογές σας και να κλείσετε το ημερολόγιο.

* Πρέπει να επιλέξετε κάποιο χρόνο τερματισμού μεγαλύτερο από το χρόνο έναρξης.
Πατήστε Create/Modify για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που έχετε κάνει στο autoresponder σας.

Επεξεργασία Autoresponder

Για να επεξεργαστείτε κάποιο από τα autoresponder, πατήστε Edit στη στήλη με τις λειτουργίες δίπλα από το autoresponder σας. Στη συνέχεια, θα δείτε το ίδιο παράθυρο όπως και κατά τη δημιουργία του autoresponder σας. Αφού αλλάξετε τις ρυθμίσεις που επιθυμείτε, πατήστε ξανά Create/Modify για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που έχετε κάνει στο autoresponder σας.

Διαγραφή Autoresponder

Για να διαγράψετε κάποιο από τα autoresponder σας ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Πατήστε Delete στη στήλη με τις λειτουργίες δίπλα από το autoresponder σας. Θα δείτε ένα παράθυρο όπως αυτό:

cPanel - Αποτέλεσμα διαγραφής autoresponder

Εάν επιθυμείτε να διαγράψετε το autoresponder σας, πατήστε Delete Autoresponder, διαφορετικά πατήστε cancel για να επιστρέψετε στη λίστα με τα autoresponders.